Как Padel Banda в Варшаве превратила хаос большого падел-сообщества в систему

Когда падел-сообщество только начинается, большинством процессов легко управлять через чат: забронировать корт, создать турнир, собрать участников и проверить несколько оплат.

Но с ростом padel community количество административной работы увеличивается намного быстрее, чем кажется.

Именно с этим столкнулась Padel Banda в Варшаве. Сообщество выросло до тысяч участников, каждую неделю проводит десятки турниров, а команде администраторов приходится одновременно контролировать регистрации, платежи, резервные списки, рейтинги, коммуникацию и расписание.

В какой-то момент стало понятно: проблема уже не в том, как провести ещё один турнир. Нужно было построить систему, которая позволит эффективно управлять большим падел-сообществом в Варшаве.

Тогда Padel Banda и начала работать с PADO.

Padel Banda Warsaw: масштаб сообщества

Сегодня Padel Banda — одно из крупнейших падел-сообществ, созданных украинцами за пределами Украины.

Чтобы понять масштаб, с которым работает команда, достаточно посмотреть на основные показатели:

Такой масштаб означает, что даже небольшой ручной процесс быстро превращается в значительную нагрузку для команды.

Кто проводит турнир сегодня? Кто уже оплатил? Кто остался в резерве? Где освободилось место? Какие турниры на этой неделе заполняются медленнее? Где находится актуальная информация?

Когда все эти вопросы решаются через чаты, таблицы и банковские переводы, администраторы тратят всё больше времени на рутину.

Почему Padel Banda выбрала PADO

На рынке уже существовали сервисы для проведения падел-турниров. Но Padel Banda нужен был не просто инструмент для организации матчей.

Проблема была шире: у большого padel community формируется целая операционная система из десятков процессов — от регистрации и платежей до резервных списков, рейтингов и коммуникации с игроками.

Поэтому нужен был продукт не только для игрока, но и для команды, которая управляет сообществом.

PADO соединяет две ключевые части:

• приложение для игроков;
• CRM для администраторов и организаторов.

В приложении игроки могут находить турниры, регистрироваться, следить за рейтингом и результатами и получать уведомления.

CRM позволяет команде видеть общую картину и управлять операционными процессами в одном месте.

Для Padel Banda именно административная часть стала одним из важнейших факторов перехода на PADO.

Календарь турниров стал главным инструментом команды

Одной из самых полезных функций для Padel Banda стал календарь в CRM.

Команда видит все турниры на одном экране и может быстро оценить, что происходит в течение недели.

Что видят администраторы в календаре

• какие турниры уже заполнены;
• где осталось много свободных мест;
• какие события проходят сегодня;
• какие турниры требуют дополнительного внимания;
• какая нагрузка приходится на команду.

Если в один вечер проходит несколько событий, администраторы сразу видят общую нагрузку и могут распределить работу между членами команды.

Самое важное — у всех одна актуальная картина.

Команда больше не зависит от конкретного человека, который помнит, что происходит сегодня или завтра.

Онлайн-платежи сократили ручную работу

Для большого падел-сообщества платежи могут стать одним из самых трудоёмких процессов.

Когда оплата проходит вручную, администраторам приходится проверять банковские переводы, отправлять напоминания, работать с наличными и передавать информацию между собой.

В PADO платежи работают через Stripe, а средства поступают напрямую на счёт Padel Banda.

При этом команда может сама определять логику оплаты для конкретного турнира.

Оплату можно сделать:

• обязательной при регистрации;
• необязательной;
• доступной позже через приложение.

Это позволяет не создавать лишний барьер для регистрации. Игрок может сначала зарегистрироваться, а оплатить участие позже.

Если участник платит на месте, администратор просто фиксирует это в системе.

В результате информация об оплате остаётся в одном месте независимо от того, кто именно проводит турнир.

Wallet: удобная оплата и дополнительное удержание игроков

Ещё одним инструментом стал внутренний Wallet.

Игрок может заранее пополнить баланс своего сообщества и использовать средства для участия в следующих турнирах.

Для игрока это прежде всего удобство.

Для Padel Banda — ещё один инструмент удержания аудитории.

Если на балансе уже есть средства, следующая игра внутри сообщества становится естественным выбором.

Wallet также упрощает внутренние возвраты. Вместо отдельного банковского перевода средства можно оставить на балансе и использовать для следующего участия.

Community points: сезонная система мотивации

Глобальный рейтинг показывает, насколько хорошо игрок выступает.

Но для Padel Banda этого было недостаточно.

Сообщество хотело создать дополнительную мотивацию, связанную именно с участием в собственных турнирах.

Так появились community points.

Игроки участвуют в турнирах Padel Banda, получают очки, двигаются в сезонной таблице и соревнуются за призы.

Здесь учитывается именно активность в турнирах Padel Banda.

Фактически система отвечает на два разных вопроса:

• Глобальный рейтинг: «Насколько хорошо я играю?»
• Сезонный рейтинг Padel Banda: «Где я сейчас среди людей, с которыми играю каждую неделю?»

Такой подход даёт игрокам дополнительную причину возвращаться на следующий турнир и оставаться активными внутри community.

Автоматический waitlist вместо постоянной переписки

Популярные турниры часто заполняются очень быстро. Когда все места заняты, возникает резервный список — waitlist.

Раньше администратору нужно было:

1. получить информацию об отказе;
2. найти следующего игрока;
3. написать ему;
4. дождаться ответа;
5. если игрок не может — перейти к следующему.

В PADO этот процесс можно автоматизировать.

До установленного дедлайна система сама переводит следующего участника из резервного списка в основной состав, когда освобождается место.

Порядок может определяться по времени регистрации или другим правилам в зависимости от формата турнира.

Для игрока этот процесс почти незаметен.

Для администратора это означает значительно меньше ручной переписки.

Telegram-уведомления помогают игрокам не пропускать турниры

Для Padel Banda важно, что её аудитория активно пользуется Telegram.

Push-уведомления в приложении полезны, но игрок может отключить их или просто несколько дней не открывать приложение.

Telegram пользователи проверяют значительно регулярнее.

Поэтому Telegram-уведомления стали практичным инструментом коммуникации.

Игроки получают важную информацию и напоминания там, где они находятся каждый день.

Это помогает уменьшить количество ситуаций «я забыл», «я не видел» или «я не знал» — и одновременно сокращает количество персональных напоминаний, которые приходится отправлять администраторам.

Что получают игроки Padel Banda

Автоматизация административных процессов важна, но система должна быть удобной и для самих игроков.

В PADO игроку легко:

• найти нужный турнир;
• увидеть состав участников;
• проверить следующие матчи;
• посмотреть результаты;
• следить за рейтингом;
• получать важные уведомления.

Отдельно Padel Banda отмечает рейтинговую систему.

Для конкретного турнира можно установить минимальный и максимальный рейтинг. Если игрок не соответствует установленному уровню, он не сможет зарегистрироваться на событие.

Это уменьшает количество ручной модерации и помогает формировать турниры в соответствии с уровнем участников.

Больше автоматизации — больше возможностей для новых форматов

Один из главных результатов автоматизации Padel Banda — не только экономия времени.

Когда администраторы не тратят большую часть энергии на платежи, списки и резерв, у команды появляется больше возможностей для развития community.

Padel Banda регулярно тестирует новые форматы:

• Americano;
• Winner’s Court;
• парные турниры;
• события для отдельных уровней;
• разные системы начисления очков;
• форматы с группами и плей-офф.

Если хотите узнать больше о разных форматах падел-турниров, посмотрите нашу статью «Форматы турниров в паделе: Americano, Mexicano и другие».

А об организации турниров с групповым этапом и плей-офф можно прочитать в материале «Турниры с группами и плей-офф в паделе: как организовать».

Для большого padel community в Варшаве важно, чтобы технология не заставляла все турниры выглядеть одинаково.

Наоборот, система должна помогать организаторам создавать новые форматы и новые причины для игроков возвращаться на корт.

Турниры по паделу в Варшаве и Польше

Когда сообщество активно развивается, важно не только организовывать события, но и делать их доступными для игроков.

PADO помогает организаторам централизованно работать с турнирами, а игрокам — находить подходящие события и регистрироваться онлайн.

Если вы ищете турниры по паделу в Польше, посмотрите актуальные события на странице турниров PADO в Польше.

Для игроков в Варшаве это особенно актуально, ведь падел-сообщество постоянно развивается, а количество форматов и событий растёт.

Сотрудничество с PADO: продукт развивался вместе с сообществом

Когда Padel Banda начала работать с PADO, продукт для больших community ещё активно развивался.

У Padel Banda были реальные операционные сценарии, на которых быстро становилось понятно, что нужно улучшить.

Команда регулярно общалась с PADO по поводу:

• удобства работы администраторов;
• общей картины событий;
• гибкости системы;
• коммуникации с игроками;
• новых функций для больших сообществ.

Поэтому сотрудничество было не просто переходом на готовый софт.

PADO тоже менялся в соответствии с тем, как на практике работает большое падел-сообщество.

Часть инструментов, которые сегодня использует Padel Banda, появилась именно благодаря таким реальным сценариям.

Что изменилось после перехода на PADO

Padel Banda и до PADO умела проводить турниры.

Переход был нужен не для этого.

Главное изменение в том, что операционная система начала соответствовать масштабу самого сообщества.

В результате команда видит одну картину, платежи связаны с участниками, резерв автоматизирован, а календарь помогает планировать всю неделю.

Telegram и приложение берут на себя часть коммуникации.

Wallet и внутренние очки помогают выстраивать более долгое взаимодействие с игроками.

А администраторы получают больше времени на то, что невозможно автоматизировать.

Что это значит для развития padel community

Для большого падел-сообщества технология — это не просто приложение для регистрации на турнир.

Когда количество игроков растёт до тысяч, а количество событий — до десятков в неделю, организационные процессы становятся отдельной системой.

Автоматизация помогает Padel Banda уменьшить рутину и направить больше ресурсов на развитие сообщества:

• на людей;
• на новые форматы;
• на партнёрства;
• на атмосферу;
• на новые события;
• на развитие community.

Технология не должна заменять людей, которые создают padel community.

Она должна убирать рутину, чтобы у команды оставалось время развивать сообщество.

Padel Banda, Варшава

Padel Banda продолжает развивать одно из крупнейших украинских padel-сообществ в Варшаве, используя PADO для организации турниров, работы с игроками и автоматизации ежедневных операционных процессов.